Eine beglaubigte (bestätigte) Übersetzung in physischer Form muss zwingend mit Unterschrift und Siegel des ermächtigten Urkundenübersetzers versehen werden. Seit einigen Jahren stellt die qualifizierte elektronische Signatur eine rechtsgültige Alternative zur „klassischen“ Beglaubigung auf Papier dar. Mit der EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS) besteht europaweit Rechtsanspruch darauf, dass die qualifizierte elektronische Signatur als eigenhändig und rechtsgültig anerkannt wird. Somit können prinzipiell beglaubigte Übersetzungen in digitaler Form ausgestellt werden, was den Versand per E-Mail erlaubt und Zeit und Geld spart.

Da die EU-Verordnung für alle EU-Staaten gilt, ist die qualifizierte elektronische Signatur im internationalen Rechtsverkehr gültig. Die qualifizierte Unterschrift eines Übersetzers aus Deutschland wird daher auch von Behörden zum Beispiel in Irland oder Polen akzeptiert. Das Zertifikat enthält ein so genanntes Berufsattribut, mit dem die Berufsbezeichnung des Ausstellers mit übermittelt wird. So ist für jede Behörde erkennbar, dass die Übersetzung nachweislich von einem staatlich geprüften und allgemein ermächtigten Übersetzer stammt.

Anwendbarkeit und Sicherheit

Mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift können diverse Dateien, darunter PDF-, Word- und Excel-Dateien versehen werden. Die Signatur bringt einen entscheidenden Vorteil der Datenintegrität mit sich: Nachdem die Datei signiert wurde, kann das Dokument in keiner Weise mehr verändert werden, da sonst das Zertifikat sofort erlischt und das Dokument seine Rechtsgültigkeit verliert. Die qualifizierte elektronische Signatur stellt somit eine fehlerfreie Absicherung gegen spätere Veränderungen von Urkunden- oder Vertragsinhalten und etwaigem Betrug dar. Zusätzlich kann das Dokument mit einem Zeitstempel versehen werden, der den genauen Zeitpunkt der geleisteten Unterschrift enthält.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist unmöglich zu fälschen und damit sogar sicherer als die traditionelle händische Unterschrift. Der Aussteller muss die Signaturkarte zuvor bei einer staatlich anerkannten Zertifizierungsstelle beantragen und seine Identität und Berufsbezeichnung müssen auf amtlichem Wege geprüft werden. Dadurch kann die unabhängige Zertifizierungsstelle (z. B. die Bundesnotarkammer) garantieren, dass die Signatur wirklich von der Person stammt, deren Name im Zertifikat erscheint.

Einschränkungen beachten!

Auch wenn die Rechtsgültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur durch die EU-Verordnung sowie entsprechende Bestimmungen der einzelnen EU-Staaten gesichert ist, akzeptieren immer noch nicht alle Behörden solche Dokumente, da sie z. B. noch nicht über die benötigten Endgeräte zum Empfang und keine Sicherheitsarchitektur für die Verarbeitung der elektronischen Dokumente verfügen. Daher sollten Sie sicherheitshalber immer in Erfahrung bringen, ob der Empfänger der Übersetzung ein auf solche Weise signiertes Dokument tatsächlich akzeptieren und verarbeiten kann.

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